לארגן כנס או השתלמות מקצועית לעובדי החברה או סתם לקולגות במשרד, היא לא תמיד משימה פשוטה. כדי להגיע אל הכנס המושלם, תצטרכו לעשות דרך לא קצרה אבל עם קצת הכוונה ומחשבה מוקדמת תגיעו ליעד בהצלחה.
התוכן, הכיבוד והלוקיישן- כל אלה, ולא רק, הם שיעמדו ביניכם ובין אירוע מוצלח במיוחד, שייזכר להמשך.
כדי שתוכלו לבנות את האירוע העסקי המושלם, ריכזנו לכם כאן את כל הטיפים החשובים ביותר, שהעניקה מיכל רייטן, מנכ"לית ומייסדת MY CAMPUS, מתחמים עסקיים לימודיים מעוררי השראה, שהוקמו מתוך חזון להפוך את האירועים העסקיים – החל מפגישה עסקית ועד לכנס, השתלמות או הרמת כוסית של החברה- לאירוע שיש בו תוכן מרגש שמשאיר חותם ומסייע לעובדים לצמוח.
רייטן היא מומחית תוכן באירועים מסוג זה, והנה כל הטיפים שלה, שיעשו לכם חיים קלים:
קודם כל – תוכן!
"התוכן הוא המלך. לכן, קודם כל, הקפידו לבחור תוכן מעניין ומרצה כריזמטי.ת. מרצה כריזמטי יוכל לסחוף אחריו את הקהל גם אם הנושא משמים למדי. הקפידו לבדוק את המרצה באמצעות צפייה באירועים קודמים שהוא ערך והחשוב ביותר- הקפידו להתאים את המרצה לקהל! אתם מכירים הכי טוב את הקהל שלכם, ותדעו לומר אם המרצה מתאים להם ", אומרת רייטן.
לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן!
"מרגע שבחרתם את המרצה, המנחה או איש התוכן שילווה את האירוע שלכם, עליכם לבחור נכון גם את הלוקיישן שבו ייערך האירוע", אומרת רייטן. "אם כבר בחרתם להוציא את העובדים מהמשרדים, השקעתם זמן ותקציב בתוכן ובכיבוד, אז אל תמעיטו חשיבות בבחירת המקום. בחרו מקום שאנשים יכנסו אליו וירגישו שדאגו להם והשקיעו בהם, מקום שיעורר בקהל השראה ויאפשר להם חשיבה רעננה ומנותקת מהשוטף. חשוב להקפיד גם על ההיבטים הטכניים- בחרו מקום שניתן להגיע אליו גם בתחבורה ציבורית וגם מציע חניה בשפע (כן, זה לא פשוט למצוא גם וגם- אבל שווה את המאמץ. העובדים יודו לכם). בחרו מקום שמציע לכם את האבזור הטכנולוגי הנדרש ועונה כל הצרכים שלכם כדי שביום האירוע תוכלו להתרכז רק באורחים שלכם ולא בספקים", אומרת רייטן.
מהו מקום מעורר השראה? "מקום שמוצבת בו הרבה צמחיה ירוקה, שמאפשרת העשרת האויר בחמצן, למשל, או מקום שמציע אמנות על הקירות מסביב, שמעניקה חמצן ליצירתיות ולרוח האמנותית של המשתתפים. אם תוכלו לבחור מקום שיש בו נוף הנשקף מכל עבר- גם מצוין, רק הקפידו שהנוף לא יהיה אטרקטיבי מדי וימשוך אליו את המשתתפים, במקום שיתרכזו בנעשה
בתוך האירוע עצמו", אומרת רייטן.
ומה אוכלים?
והנה הגענו למנה העיקרית. הכיבוד באירוע שלכם. "לא סתם נאמר שהצבא צועד על קיבתו, ולא רק הוא. כיבוד נכון להרצאה הוא כיבוד מפנק אבל גם קליל. למרות הפיתוי שבהשקעה הרבה באורחים והתרשמותם העמוקה ממנות ענק כבדות יותר, הימנעו מכך אם אתם לא רוצים קהל מנומנם ועייף בהמשך ההרצאה או הכנס. הוספת דוכן ייחודי למתחם האירוע תוכל לסגור את פינת ה'וואו' של האורחים, דוגמת דוכני מיצים של פירות וירקות או דוכן סושי, שיתרום לאווירה ויעורר את הקהל בשעת הצהריים", אומרת מיכל רייטן.
התאמה אישית של האירוע
ומה עוד צריך האירוע שלכם? "אם בניתם נכון את האירוע שלכם, עם מרצה כריזמטי, כיבוד נכון ולוקיישן מתאים, השלב האחרון בתכנון האירוע שלכם יהיה לעשות את השילובים הנכונים שייתנו לקהל שלכם זיכרון שלא יישכח. כך, למשל, תוכלו לשלב באירוע שלכם משחק קבוצתי קליל ומשעשע (הקפידו שיתאים לכולם, כדי שלא תמצאו אתהקהל שלכם מתפצל בין 'משתתפים' לבין כאלה ש'ממש לא'), מדיטציה, סדנת נשימה, סדנת צחוק או מופע סטנדאפ שמותאם אישית לאירוע שלכם.
לשמוע הרצאות במשך כמה שעות, מבלי לזכות בהפוגה כלשהי שמרחיבה גם את הרוח והנפש היא משימה מורכבת למדי, גם אם התוכן מרתק והמיקום מושלם. רצוי לשלב באמצע היום או לקראת סופו תוכן אחר שירים את הקהל ויעורר אותו", אומרת רייטן.
ומה לגבי Accessories, Merchandise ומתנות למשתתפים? "מנסיוני, מדובר במחווה נחמדה מאוד, אבל אם התקציב שלכם מוגבל- עדיף שתשקיעו אותו במרצה טוב יותר, או בפעילות הפוגתית מהנה יותר. לקהל שלכם יישאר זיכרון מתוק מסדנת צחוק או מסטנדאפ שהזמנתם עבורם, יותר מאשר מגנט על המקרר או מחזיק מפתחות ממותג".
