קליטת עובדים חדשים בחברה – כך תעשו זאת נכון השנה

שנת 2024 כבר איתנו וסביר להניח שגם בה תקלטו עובדים חדשים. בשורות הבאות נביא מספר המלצות לקליטה נכונה, טובה, יעילה ומוצלחת של עובד חדש, כולל שימוש בכלים מתקדמים. אז בואו נתחיל.

שימוש במסמכים דיגיטליים לקליטה

כיום ניתן להפוך חלק גדול מתהליך של קליטת עובד חדש לדיגיטלי, בוודאי בכל הקשור למסמכים. ניתן להמיר לדיגיטל את טופס 101, 106, חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל ועוד מגוון טפסים נוספים. כשאתם משתמשים בהם העובד אינו צריך להגיע למשרד, ואינו תלוי בציוד משרדי להדפסות וסריקות. הוא יכול למלא ולחתום עליהם במהירות מכל מקום ובכל זמן שנוח לו.

צעדים לפני תחילת העבודה

פגישה עם הצוות: ערכו פגישה צוותית בה תציגו את העובד החדש, תפקידו ותחומי האחריות שלו. שתפו את הצוות בציפיות מהעובד החדש ובאופן בו הם יכולים לסייע לו להשתלב.

תוכנית חפיפה: הכינו תוכנית חפיפה מפורטת שתכלול את כל המידע והמיומנויות שהעובד צריך ללמוד. התוכנית צריכה לכלול נושאים כמו היסטוריה ותהליך עבודה, תרבות הארגון, מערכות מידע, נהלים ותקנות, תיאור התפקיד, מטרות ויעדים, צוותים ועמיתים, כלים ותוכנות.

ציוד וגישה: ודאו שהעובד מקבל את כל הציוד הדרוש לו לעבודה, כגון מחשב, טלפון, כרטיס עובד, גישה למערכות מידע, חשבון דואר אלקטרוני וכו'.

סביבת עבודה: הכינו סביבת עבודה נוחה ונעימה עבור העובד, הכוללת שולחן, כיסא, תאורה, מחשב, ציוד משרדי וכו'.

מייל ברכה: שלחו לעובד מייל ברכה וחפיפה ראשונית. במייל, הביעו את שביעות רצונכם מהצטרפותו לחברה, ספקו לו מידע כללי על החברה ועל תפקידו, ותנו לו פרטי קשר של אדם שאליו יוכל לפנות עם שאלות.

שיחת טלפון: התקשרו לעובד לפני תחילת העבודה כדי לברר אם יש לו שאלות או חששות.

ביום הראשון של העבודה

ברכה חמה: קבלו את פני העובד בחיוך ובברכה, והכירו לו את הצוות באופן אישי.

סיור בחברה: ערכו לעובד סיור בחברה והציגו לו את המחלקות השונות, את העובדים, ואת סביבת העבודה.

חונך: הקצו לעובד חונך או מלווה שיהיה זמין עבורו לשאלות, הדרכה ותמיכה.

הדרכה מקיפה: ערכו לעובד הדרכה מקיפה על תפקידו, תחומי האחריות שלו, והציפיות ממנו. ההדרכה צריכה לכלול:

לאחר תחילת העבודה

פגישות מעקב: קיימו פגישות מעקב קבועות עם העובד כדי לוודא שהוא משתלב בהצלחה, ללמוד על קשיים שהוא נתקל בהם, ולספק לו תמיכה ועזרה.

משוב: תנו לעובד משוב בונה באופן קבוע. שימו לב לחוזקותיו ולנקודות לשיפור. עזרו לו להתפתח ולצמוח.

זמינות: היו זמינים עבור העובד עבור שאלות, בקשות, ותמיכה.